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De l'état civil au Sénégal
L'état civil est sans conteste, l'un des services les plus sollicités que l'Etat et les collectivités locales rendent aux citoyens. S'il en est ainsi, c'est parce que ses actes retracent les évènements de la vie de la personne. L'état civil enregistre les naissances, les mariages et les décès. Il contribue aussi au recensement de la population et des flux migratoires. Ceci le place alors, au cœur de la citoyenneté. Le rendre accessible, fiable et exhaustif, revient à conférer au citoyen un droit humain inaliénable dont la jouissance donne naissance à d'autres droits.
Au Sénégal, malgré les efforts louables accomplis dans ce domaine par l'Etat et les collectivités locales, l'état civil demeure toujours sujet à plusieurs problèmes, tant du point de vue de son accès, de la qualité de ses données, que de sa gestion.
De l'accès à l'état civil au Sénégal
Le rapprochement de l'administration des administrés ainsi que la subsidiarité dans le cadre de la décentralisation, devraient trouver leur meilleure expression dans l'accès à l'état civil. Tant la manière dont ce service est rendu aux citoyens, est un indicateur pertinent de mesure de leur satisfaction vis-à-vis de leur collectivité locale ou de leur Etat.
Au Sénégal, des populations surtout en milieu rural, bravent encore plusieurs kilomètres pour accéder à leur service d'état civil. En outre, l'accueil n'y est pas aussi, généralement des meilleurs. Qu'il s'agisse des centres principaux ou secondaires, les locaux sont souvent étroits, mal aérés et mal entretenus. L'attente y est longue et pénible car les locaux sont rarement aménagés pour recevoir du public. Les lenteurs y relèvent notamment dans les centres principaux ruraux, du nombre important de tâches que le préposé doit accomplir à la fois. Aussi, le manque de ressources humaines ainsi que leur bénévolat dans les centres secondaires, constituent un réel frein à la performance du service de l'état civil au Sénégal.
Au total l'éloignement, les dures conditions d'accueil, le recours de moins en moins aux cahiers de village ainsi que les pesanteurs culturelles, contribuent largement à décourager les déclarations des faits d'état civil. Ils réduisent la délivrance des actes, renchérissent leur coût et favorisent l'émergence d'agents d'affaires dont les comportements laissent souvent à désirer.
Au regard de ce qui précède, la place centrale qu'occupe l'état civil dans la vie du citoyen est sans commune mesure avec le dispositif mis en place par l'Etat et les collectivités locales pour garantir à chaque usager, un meilleur accès. En effet, beaucoup d'efforts restent à faire notamment dans le maillage des collectivités en centres d'état civil. Les villages centres qui s'y prêtent peuvent être érigés en centres secondaires, comme peuvent être appliquées les dispositions de la loi 2013-10 du 28 décembre 2013 portant code général des collectivités locales, modifiée par la loi n° 2014-19 du 24 avril 2014 qui consacrent la communalisation intégrale avec l'érection des centres secondaires des anciennes communautés rurales et des communes d'arrondissement en centres principaux. Aussi, l'Etat et les collectivités locales doivent veiller à la construction de locaux fonctionnels, spacieux, bien entretenus, sans oublier la formation des parties prenantes et l'utilisation de tous outils légaux y compris les cahiers de villages. En outre, le bénévolat doit être banni des services d'état civil. Les préposés devront intégrer la fonction publique locale et bénéficier enfin, de conditions de travail à la hauteur des tâches qu'ils abattent pour la communauté
De la qualité des données de l'état civil
La qualité des données est surtout relative à la fiabilité et à l'exhaustivité. La fiabilité est fonction pour beaucoup, de la qualité et de la motivation des ressources humaines en place dans les centres d'état civil, notamment leur capacité à recueillir les données requises et à les enregistrer conformément aux normes admises. Cette fiabilité est également tributaire des jugements supplétifs rendus par les tribunaux départementaux. En effet, quand ces jugements portent sur des déclarations tardives mais régulières, plutôt que d'entamer la qualité des données, elles renforcent au contraire, leur crédibilité. En revanche, si elles sont entachées d'irrégularités comme certaines requêtes de personnes déjà déclarées à l'état civil, mais qui, pour une raison ou pour une autre, voudraient revenir sur leur âge en échappant à la vigilance des acteurs du système, alors, commence le gonflement artificiel du fichier par des doubles, voire des triples inscriptions. Des cas similaires font légion dans l'état civil au Sénégal, et sont favorisés par les audiences foraines en raison de l'assouplissement des procédures qu'elles occasionnent. Ces audiences foraines doivent en tant que procédure d'exception, être davantage encadrées et céder progressivement la place à la procédure de déclaration.
L'exhaustivité pour sa part, s'interroge sur le recueil de l'ensemble des données. Au Sénégal, cette exhaustivité est affectée par la non-maîtrise des flux liés aux différents événements d'état civil. En pratique, plusieurs données sont soit omises en raison des difficultés d'accès à l'état civil ou de pesanteurs culturelles qui empêchent la déclaration, ou encore redondantes par l'impossibilité de les mettre à jour en connaissance de cause. Cette exhaustivité est aussi liée à la qualité des supports d'enregistrement, du mobilier de rangement, ainsi qu'à la fonctionnalité et à l'entretien des locaux qui abritent le service. En effet, une meilleure qualité de l'environnement global de conservation des données, les préservent des intempéries et leur assure une longévité. Dans les centres principaux d'état civil et les tribunaux où a lieu la conservation des archives, les conditions sont rarement réunies pour assurer à ces dernières, la longévité requise. Tant, l'humidité et la poussière y sont pesantes.
Tenant compte de la centralité de l'état civil dans le dispositif institutionnel, l'Etat et les collectivités, tout en s'efforçant à rendre la déclaration des faits d'état civil systématique et à réduire de manière drastique les audiences foraines, doivent surtout faire des efforts dans la conservation des supports. En effet, la détérioration de registres par les intempéries ainsi que leur disparition, sont des risques graves qui obèrent la qualité de l'état civil au Sénégal. De nos jours, une meilleure sécurisation de l'état civil passe inéluctablement par la numérisation de l'ensemble des données
De la gestion de l'état civil au Sénégal
La gestion s'intéresse à la disponibilité des supports, à la collecte et au reversement des recettes liées à l'état civil, à la motivation des préposés et à l'entretien global des locaux.
La disponibilité des supports est relative à l'approvisionnement des centres d'état civil en divers imprimés et registres. Cet approvisionnement est du ressort à la fois de l'Etat et des collectivités locales. Les collectivités locales prévoient dans leurs budgets les achats d'imprimés et de registres. En tant que dépenses obligatoires, le montant qui leur est alloué doit être prioritairement inscrit aux budgets et suffisant pour les couvrir. Il arrive cependant, que les recettes ne soient pas suffisantes pour faire face aux dépenses exigibles. Cela fait apparaître un gap qui est comblé soit par les dotations de l'Etat à travers la direction nationale de l'état civil ou par la collectivité elle-même. Sinon, le service se débat dans une rupture qui frustre les usagers et impacte sur le recueil et le traitement des données.
Concernant la collecte et le reversement des recettes liées à l'état civil, les communes s'en sortent mieux que les anciennes communautés rurales en raison des valeurs faciales des vignettes plus élevée-comprises entre 200 et 500 f pour les extraits et 100 francs pour les légalisations-, d'un personnel rémunéré à leur disposition ainsi que de l'apposition quasi systématique des vignettes sur les actes. Dans les anciennes communautés rurales, les centres principaux devraient être les principaux pourvoyeurs de recettes en raison des registres qu'ils détiennent. Mais la gestion de ces centres échappant aux ordonnateurs, la collecte des recettes n'a pas lieu à ce niveau au profit des anciennes communautés rurales concernées. Ainsi, une importante source de recettes leur échappe. Pourtant, la délivrance des actes dans ces centres n'est pas pour autant gratuite, bien au contraire. En effet, les droits de délivrance sont non seulement payés par les usagers, mais ils dépassent souvent les limites fixées pour les communautés rurales comprises entre 75 et 150 francs pour les extraits et 50 francs pour les légalisations. Les arguments servis pour justifier cette pratique tournent autour de la motivation des préposés.
Il est temps, de mettre un terme à une telle pratique dans un service public aussi vital que l'état civil, et d'instaurer une gestion vertueuse qui garantit la collecte des recettes et leur reversement au trésor public selon les dispositions règlementaires en vigueur. Les préposés en ce qui les concerne, doivent trouver leur salut dans la fonction publique locale.
L'entretien des locaux et des différents supports en ce qui le concerne, est aussi une dépense obligatoire au même titre que les imprimés et registres. Dans la pratique, ces charges d'entretien sont rarement prévues dans les budgets des collectivités, ou bien si c'est le cas, la mobilisation des ressources pour y faire face est tout aussi rarement effectuée. Or l'entretien, est essentiel à la longévité des équipements, mais aussi, à leur employabilité. Le défaut d'entretien fait partie des facteurs principaux qui plombent l'état civil au Sénégal.
Conclusion
En définitive, en dépit des efforts fournis par l'Etat et les collectivités locales, l'état civil au Sénégal demeure mal en point. Peut-être parce que son appropriation par les populations reste à parfaire -il existe toujours au Sénégal, au 21ème siècle, des personnes sans état civil, des mariages et des décès non déclarés-, ou que son organisation et son fonctionnement ne sont pas assez dotés de garde-fous pour filtrer les flux malveillants-une mise à jour automatique des données d'état civil est encore loin d'être réussie-, ou bien encore que son niveau de perfectionnement ne répond pas aux exigences du monde moderne, faites entre autres, de rapidité, de fiabilité et d'efficacité.
En tout état de cause, de nos jour, chaque usager, où qu'il se trouve, doit pouvoir accéder dans des délais raisonnables à son état civil et se faire délivrer des actes avec toutes les garanties de fiabilité et de sécurité requises. Dans ce domaine, la voie ouverte par les transferts d'argent mériterait d'être explorée par les experts en état civil. Aussi, l'étude des expériences réussies en matière d'état civil dans d'autres pays, devrait aider l'Etat à trouver la meilleure formule pour améliorer considérablement l'état civil au Sénégal.
Une démocratie apaisée au Sénégal se nourrit d'un état civil fiable, d'un fichier électoral incontestable, d'un code électoral consensuel et d'une constitution immuable.
Abdoulaye Sène, Economiste, ancien PCR de Sessène, Consultant Fait à Sessène, le 09 juillet 2015
LE SOLEIL, août 2015
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L'état civil est sans conteste, l'un des services les plus sollicités que l'Etat et les collectivités locales rendent aux citoyens. S'il en est ainsi, c'est parce que ses actes retracent les évènements de la vie de la personne. L'état civil enregistre les naissances, les mariages et les décès. Il contribue aussi au recensement de la population et des flux migratoires. Ceci le place alors, au cœur de la citoyenneté. Le rendre accessible, fiable et exhaustif, revient à conférer au citoyen un droit humain inaliénable dont la jouissance donne naissance à d'autres droits.
Au Sénégal, malgré les efforts louables accomplis dans ce domaine par l'Etat et les collectivités locales, l'état civil demeure toujours sujet à plusieurs problèmes, tant du point de vue de son accès, de la qualité de ses données, que de sa gestion.
De l'accès à l'état civil au Sénégal
Le rapprochement de l'administration des administrés ainsi que la subsidiarité dans le cadre de la décentralisation, devraient trouver leur meilleure expression dans l'accès à l'état civil. Tant la manière dont ce service est rendu aux citoyens, est un indicateur pertinent de mesure de leur satisfaction vis-à-vis de leur collectivité locale ou de leur Etat.
Au Sénégal, des populations surtout en milieu rural, bravent encore plusieurs kilomètres pour accéder à leur service d'état civil. En outre, l'accueil n'y est pas aussi, généralement des meilleurs. Qu'il s'agisse des centres principaux ou secondaires, les locaux sont souvent étroits, mal aérés et mal entretenus. L'attente y est longue et pénible car les locaux sont rarement aménagés pour recevoir du public. Les lenteurs y relèvent notamment dans les centres principaux ruraux, du nombre important de tâches que le préposé doit accomplir à la fois. Aussi, le manque de ressources humaines ainsi que leur bénévolat dans les centres secondaires, constituent un réel frein à la performance du service de l'état civil au Sénégal.
Au total l'éloignement, les dures conditions d'accueil, le recours de moins en moins aux cahiers de village ainsi que les pesanteurs culturelles, contribuent largement à décourager les déclarations des faits d'état civil. Ils réduisent la délivrance des actes, renchérissent leur coût et favorisent l'émergence d'agents d'affaires dont les comportements laissent souvent à désirer.
Au regard de ce qui précède, la place centrale qu'occupe l'état civil dans la vie du citoyen est sans commune mesure avec le dispositif mis en place par l'Etat et les collectivités locales pour garantir à chaque usager, un meilleur accès. En effet, beaucoup d'efforts restent à faire notamment dans le maillage des collectivités en centres d'état civil. Les villages centres qui s'y prêtent peuvent être érigés en centres secondaires, comme peuvent être appliquées les dispositions de la loi 2013-10 du 28 décembre 2013 portant code général des collectivités locales, modifiée par la loi n° 2014-19 du 24 avril 2014 qui consacrent la communalisation intégrale avec l'érection des centres secondaires des anciennes communautés rurales et des communes d'arrondissement en centres principaux. Aussi, l'Etat et les collectivités locales doivent veiller à la construction de locaux fonctionnels, spacieux, bien entretenus, sans oublier la formation des parties prenantes et l'utilisation de tous outils légaux y compris les cahiers de villages. En outre, le bénévolat doit être banni des services d'état civil. Les préposés devront intégrer la fonction publique locale et bénéficier enfin, de conditions de travail à la hauteur des tâches qu'ils abattent pour la communauté
De la qualité des données de l'état civil
La qualité des données est surtout relative à la fiabilité et à l'exhaustivité. La fiabilité est fonction pour beaucoup, de la qualité et de la motivation des ressources humaines en place dans les centres d'état civil, notamment leur capacité à recueillir les données requises et à les enregistrer conformément aux normes admises. Cette fiabilité est également tributaire des jugements supplétifs rendus par les tribunaux départementaux. En effet, quand ces jugements portent sur des déclarations tardives mais régulières, plutôt que d'entamer la qualité des données, elles renforcent au contraire, leur crédibilité. En revanche, si elles sont entachées d'irrégularités comme certaines requêtes de personnes déjà déclarées à l'état civil, mais qui, pour une raison ou pour une autre, voudraient revenir sur leur âge en échappant à la vigilance des acteurs du système, alors, commence le gonflement artificiel du fichier par des doubles, voire des triples inscriptions. Des cas similaires font légion dans l'état civil au Sénégal, et sont favorisés par les audiences foraines en raison de l'assouplissement des procédures qu'elles occasionnent. Ces audiences foraines doivent en tant que procédure d'exception, être davantage encadrées et céder progressivement la place à la procédure de déclaration.
L'exhaustivité pour sa part, s'interroge sur le recueil de l'ensemble des données. Au Sénégal, cette exhaustivité est affectée par la non-maîtrise des flux liés aux différents événements d'état civil. En pratique, plusieurs données sont soit omises en raison des difficultés d'accès à l'état civil ou de pesanteurs culturelles qui empêchent la déclaration, ou encore redondantes par l'impossibilité de les mettre à jour en connaissance de cause. Cette exhaustivité est aussi liée à la qualité des supports d'enregistrement, du mobilier de rangement, ainsi qu'à la fonctionnalité et à l'entretien des locaux qui abritent le service. En effet, une meilleure qualité de l'environnement global de conservation des données, les préservent des intempéries et leur assure une longévité. Dans les centres principaux d'état civil et les tribunaux où a lieu la conservation des archives, les conditions sont rarement réunies pour assurer à ces dernières, la longévité requise. Tant, l'humidité et la poussière y sont pesantes.
Tenant compte de la centralité de l'état civil dans le dispositif institutionnel, l'Etat et les collectivités, tout en s'efforçant à rendre la déclaration des faits d'état civil systématique et à réduire de manière drastique les audiences foraines, doivent surtout faire des efforts dans la conservation des supports. En effet, la détérioration de registres par les intempéries ainsi que leur disparition, sont des risques graves qui obèrent la qualité de l'état civil au Sénégal. De nos jours, une meilleure sécurisation de l'état civil passe inéluctablement par la numérisation de l'ensemble des données
De la gestion de l'état civil au Sénégal
La gestion s'intéresse à la disponibilité des supports, à la collecte et au reversement des recettes liées à l'état civil, à la motivation des préposés et à l'entretien global des locaux.
La disponibilité des supports est relative à l'approvisionnement des centres d'état civil en divers imprimés et registres. Cet approvisionnement est du ressort à la fois de l'Etat et des collectivités locales. Les collectivités locales prévoient dans leurs budgets les achats d'imprimés et de registres. En tant que dépenses obligatoires, le montant qui leur est alloué doit être prioritairement inscrit aux budgets et suffisant pour les couvrir. Il arrive cependant, que les recettes ne soient pas suffisantes pour faire face aux dépenses exigibles. Cela fait apparaître un gap qui est comblé soit par les dotations de l'Etat à travers la direction nationale de l'état civil ou par la collectivité elle-même. Sinon, le service se débat dans une rupture qui frustre les usagers et impacte sur le recueil et le traitement des données.
Concernant la collecte et le reversement des recettes liées à l'état civil, les communes s'en sortent mieux que les anciennes communautés rurales en raison des valeurs faciales des vignettes plus élevée-comprises entre 200 et 500 f pour les extraits et 100 francs pour les légalisations-, d'un personnel rémunéré à leur disposition ainsi que de l'apposition quasi systématique des vignettes sur les actes. Dans les anciennes communautés rurales, les centres principaux devraient être les principaux pourvoyeurs de recettes en raison des registres qu'ils détiennent. Mais la gestion de ces centres échappant aux ordonnateurs, la collecte des recettes n'a pas lieu à ce niveau au profit des anciennes communautés rurales concernées. Ainsi, une importante source de recettes leur échappe. Pourtant, la délivrance des actes dans ces centres n'est pas pour autant gratuite, bien au contraire. En effet, les droits de délivrance sont non seulement payés par les usagers, mais ils dépassent souvent les limites fixées pour les communautés rurales comprises entre 75 et 150 francs pour les extraits et 50 francs pour les légalisations. Les arguments servis pour justifier cette pratique tournent autour de la motivation des préposés.
Il est temps, de mettre un terme à une telle pratique dans un service public aussi vital que l'état civil, et d'instaurer une gestion vertueuse qui garantit la collecte des recettes et leur reversement au trésor public selon les dispositions règlementaires en vigueur. Les préposés en ce qui les concerne, doivent trouver leur salut dans la fonction publique locale.
L'entretien des locaux et des différents supports en ce qui le concerne, est aussi une dépense obligatoire au même titre que les imprimés et registres. Dans la pratique, ces charges d'entretien sont rarement prévues dans les budgets des collectivités, ou bien si c'est le cas, la mobilisation des ressources pour y faire face est tout aussi rarement effectuée. Or l'entretien, est essentiel à la longévité des équipements, mais aussi, à leur employabilité. Le défaut d'entretien fait partie des facteurs principaux qui plombent l'état civil au Sénégal.
Conclusion
En définitive, en dépit des efforts fournis par l'Etat et les collectivités locales, l'état civil au Sénégal demeure mal en point. Peut-être parce que son appropriation par les populations reste à parfaire -il existe toujours au Sénégal, au 21ème siècle, des personnes sans état civil, des mariages et des décès non déclarés-, ou que son organisation et son fonctionnement ne sont pas assez dotés de garde-fous pour filtrer les flux malveillants-une mise à jour automatique des données d'état civil est encore loin d'être réussie-, ou bien encore que son niveau de perfectionnement ne répond pas aux exigences du monde moderne, faites entre autres, de rapidité, de fiabilité et d'efficacité.
En tout état de cause, de nos jour, chaque usager, où qu'il se trouve, doit pouvoir accéder dans des délais raisonnables à son état civil et se faire délivrer des actes avec toutes les garanties de fiabilité et de sécurité requises. Dans ce domaine, la voie ouverte par les transferts d'argent mériterait d'être explorée par les experts en état civil. Aussi, l'étude des expériences réussies en matière d'état civil dans d'autres pays, devrait aider l'Etat à trouver la meilleure formule pour améliorer considérablement l'état civil au Sénégal.
Une démocratie apaisée au Sénégal se nourrit d'un état civil fiable, d'un fichier électoral incontestable, d'un code électoral consensuel et d'une constitution immuable.
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